Pilotage et mise en place de la gouvernance partagée au sein du groupe
Présents: 8 puis 9 personnes et Karine CAHP

Relecture de la raison d'être en début de réunion puisque c'est ce qui doit diriger toutes nos décisions.
Des acteurs engagés réunis pour concevoir,
bâtir et faire vivre une coopérative d'habitants intégrée dans la cité
qui partagent des valeurs communes, écologiques et solidaires.
A préciser encore les valeurs communes.


Rappels sur les 3 types de réunions

● Réunion triage (tous les points à traiter, tensions, demandes vers la bonne personne)
- OdJ à établir
- Tensions à identifier: une tension est un questionnement.

● Réunion de gouvernance: réorganisation du groupe,
- agir sur les éléments de comment on fonctionne ensemble.
- Les 4 cercles d'action qui contiennent les rôles et qui fait quoi, l'autorité de la personne.
- Pour donner un mode de fonctionnement pérenne dans le temps.
- Définition de chaque rôle. De quoi a t on besoin pour y arriver (ce n'est pas si on en a les
ressources).

● Stratégie: directions/priorités à venir (tous les 6 mois)

REUNION DE GOUVERNANCE
OdJ
● Rôles opérationnels à définir
- définition des responsabilités/rôle: raison d'être (à quoi ça sert), redevabilité (qu'est ce
qu'on attend, autorité, ressources), domaine = politique
Communication interne,
Communication externe,
Bâtiment,
Financement,
Liens avec les partenaires

● Nouveaux rôles?
- Créer le rôle de designer/graphiste de rôle (dans le cercle comm interne)

Les cercles incluent des rôles, qui interagissent entre eux. Toujours en accord avec la raison d'être.
Rôles structurels: Facilitation, secrétaire, harmonie, maître du temps, historique.

RÉUNION DE TRIAGE/OPERATIONNELLE
revue des
● vérifications/tàches faites, pas faites/checklist
● des indicateurs
● infos
● projets

Check list
● Compte Facebook créé par Marc - Anne admin - Doit passer la responsabilité à Sarah
● Proposition de noms pour l'assoc - Annie - (25 juillet)
● Tous les outils informatiques sont en place
● Organigramme fait - premier jet fait par Annie (voir photo plus bas)
● Utilisation de Trello par le leader de chaque groupe ou qui le désire - A parfaire - Anne

Indicateurs: aucun

Projets en cours
● finir Atelier Architecture
● Association
● Fiche rôles
● Communication rentrée

Infos
●Visite à la Smala à Grandvaux - https://www.lasmala.org - AnnieT et Anne
Livret Ecopol en ligne - sur chaque page web en bas à droite il y a “ COMMANDEZ LE
LIVRE ECOPOL !” pour recevoir un pdf
●Visite des vergers - 26 Septembre
inscription fin juillet sur le site devcoop - Karine


ODJ (photo de l'ordre du jour plus bas)
● Agender un atelier Architecture 2 - Doodle par Michel pour la première partie (avant la visite des
Vergers) - La structure, circulation, toit,... - Pui après on pourra commencer l'intérieur

● Décision : Réunion pilotage 9 sept pour les participants et Technique: chauffage, isolation,
structures 2 sept

● 9 sept réunion de pilotage - à ajouter sur le site web - Karine

● Mettre le cahier des charges de la SPL sur la dropbox - Karine - merci de communiquer où

● Retour sur atelier JUFI 2 - OK

● Planification du picnic samedi 25 juillet - on attend jeudi 23 pour savoir où ça se passe après
consultation avec la SPL qui a consulté l'agriculteur.
● Phrases et photos de chacun pour Devcoop expo - Karine a tout communiqué à Matthieu et au
graphiste, qui a rendu un premier jet, auquel Karine a répondu. On attend l'itération suivante. -
Karine

● Journée Associations/Biodiversité (date en Septembre) (qui participera?)
○ Inscription en cours - Christine
○ Que faire pendant cette journée - Sarah
○ Matériel marketing? rollup?

● Question Dropbox:
○ Décision: CR ne doit pas être approuvé - Chacun peut donner son avis
○ Anne donne son OK pour modif
○ Karine prend le contenu pour mettre sur le site devcoop
○ Mettre les fichiers sources dans un dossier à créer - Anne

● Communication externe: attention à commencer cet aspect du projet car on va en avoir besoin
pour la réunion publique et pour recruter de nouveau habitants.

● De quoi le projet a-t-il besoin?
● Besoins des surface des appartements - Aldo - pour fin Juillet

● Tâches: Organigramme et fiches rôles -
○ comment le mettre en format web? Annie fait évoluer le document Powerpoint
○ Chaque rôle doit faire sa fiche avec RE, redevabilité, domaines, tâches - tous

● Benjamin dessine le modèle des fiches rôles - à réaliser fin sept
● Règle de vie - Projet de la Raison d'être à relancer - AnnieC - à présenter fin septembre
● Point G (énergie) - prendre soin de l'énergie du groupe